Site Yönetimi Kanunu (Uygulama Rehberi)
Bu bölüm, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve “Toplu Yapı” hükümlerinin site yaşamında en çok kullanılan kısımlarının sade bir özetidir. Resmî metin yerine geçmez.
Dayanak
Apartman / site yönetimi uygulamada en çok 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde yürür. Toplu sitelerde ise “Toplu Yapılara İlişkin Özel Hükümler” (KMK m.66 ve devamı) kritik rol oynar.
Bu sayfada ne var?
Yönetim planı, kurul/toplantı/karar düzeni, yönetici ve denetim, aidat & giderler, toplu yapı temsilciler kurulu ve temel süreç akışı.
- Pratik açıklama + sitede uygulanabilir düzen
- Sakin/Yönetim tarafına yönelik “kim, ne yapar?” şeması
- Metin + görsel (sağ/sol) ve “wrap” görünüm
Yönetim Planı ve Temel Organlar
Yönetim planı sitenin “anayasası” gibi çalışır. Kanunun emredici hükümleri saklı kalmak üzere yönetim tarzı ve düzeni burada şekillenir.
1) Kat Malikleri Kurulu: Yetki, toplantı ve karar düzeni
Kat malikleri kurulu, apartman ve sitenin en üst karar organıdır; ana taşınmazın yönetimine ilişkin temel ilke ve
uygulamalar bu kurulun iradesiyle şekillenir. Yönetim planı ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde,
ortak yerlerin kullanımı, bakım-onarım işleri, bütçenin kabulü, aidatların belirlenmesi, yönetici ve denetçi seçimi,
büyük onarım ve yenileme kararları gibi tüm kritik konular kurulda görüşülerek karara bağlanır.
Olağan toplantı, yönetim planında gösterilen zamanda yapılır; yönetim planında bir zaman belirtilmemişse her takvim
yılının ilk ayı içinde toplanılması esastır. Gündemde önemli bir ihtiyaç veya acil bir durum ortaya çıkarsa;
yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin en az üçte birinin yazılı istemiyle olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir.
Bu çağrının, toplantı tarihinden en az 15 gün önce ve gündem maddeleri açıkça belirtilerek yapılması gerekir.
İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantının tarih ve yeri de çağrıda gösterilmeli; iki toplantı
arasındaki süre 7 günden az olmamalıdır.
Kurulda alınan kararlar, karar defterine açık ve anlaşılır biçimde yazılır; toplantıya katılanlarca imzalanır.
Karara katılmayanlar, muhalefet şerhini ve gerekçesini yazılı olarak belirtme hakkına sahiptir.
Bu düzen; hem kararların geçerliliği hem de ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda ispat açısından büyük önem taşır.
Siteye uyarlama: Yonetimportali’de “Toplantı & Karar” modülü; gündem oluşturma, çağrı ve bildirim gönderme,
katılım (hazirun) listesi, madde bazlı oylama, karar metni ve muhalefet şerhi alanlarını tek bir akışta toplar.
Alınan kararlar otomatik olarak PDF formatında arşivlenir ve zaman damgası ile saklanır.
Böylece “toplantı ne zaman yapıldı, kimler katıldı, hangi karara nasıl oy verildi, kararın metni neydi?”
gibi sorular tek ekranda şeffaf ve izlenebilir hale gelir; sonradan yaşanan ihtilaflar büyük ölçüde önlenir.
2) Yönetici / Yönetim Kurulu: Uygulama, tahsilat, takip ve hesap verme
Kurul kararlarının sahaya yansıması yönetici/yönetim kurulu üzerinden olur. Yönetim planında aksi yazmadıkça
yönetici; kurul kararlarını yerine getirmek, ana taşınmazın amacına uygun kullanımı ile korunması/bakımı/onarımı
için tedbir almak, sigortayı yaptırmak, yönetim planında belirtilen zamanda (yoksa her takvim yılının ilk ayında)
avans toplamak ve avans biterse yeniden avans istemek gibi işleri yürütür.
Yönetimle ilgili ödemeleri kabul eder, doğan borçları öder; ana taşınmazı ilgilendiren tebligatları kabul eder
ve hak kaybı doğuracak sürelerin kaçmaması için gerekli tedbirleri alır.
Ayrıca borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava/icra takibi yapabilir ve kanuni ipotek
hakkının tescili için işlem başlatabilir; toplanan paralar için bankada “yönetici sıfatıyla” hesap açtırır.
Siteye uyarlama: “Yönetici Paneli” (tahakkuk–tahsilat–duyuru–rapor–belge) ve “Sakin Paneli”
(borç–ödeme geçmişi–talepler) ayrımıyla görevler netleşir; hem yönetim hem sakin tarafı aynı veriyi farklı yetkilerle görür.
Aidat, Ortak Giderler ve Gecikme
Uygulamada en çok tartışma “gider paylaşımı, aidat, gecikme ve tahsilat” konularında çıkar. Bu bölüm sitene birebir uyarlanmıştır.
KMK’ya göre temel çerçeve
Kat malikleri, ortak gider ve avans paylarına kanunun öngördüğü esaslarla katılmakla yükümlüdür.
Uygulamada özellikle personel giderleri (kapıcı/kaloriferci/bahçıvan/bekçi), sigorta primleri, ortak yerlerin bakım–koruma–onarımı,
ortak tesislerin işletme giderleri ve yönetici ücreti gibi kalemler öne çıkar. Ortak yer veya tesislerden “kullanmıyorum” denilerek
vazgeçmek ya da bağımsız bölümün durumunu gerekçe göstermek, bu ödemeden kaçınma hakkı vermez.
Ödeme gecikmesi: Gider veya avans payını ödemeyen kat maliki hakkında; diğer kat maliklerinden her biri veya yönetici,
yönetim planına, kanuna ve genel hükümlere göre dava açabilir veya icra takibi yapabilir.
Ayrıca gider/avans payının tamamını ödemeyen kat maliki, geciktiği günler için aylık %5 hesabıyla gecikme tazminatı öder.
Siteye uygun öneri: “Yıllık İşletme Projesi/Bütçe” → “Aylık tahakkuk (borçlandırma)” → “Tahsilat & dekont”
→ “Gelir-gider raporu” akışını standartlaştır. Sistem, gecikmeyi otomatik hesaplayıp sakin ekranında şeffaf gösterirse,
“benim borcum neden böyle?” itirazları ciddi azalır. Yönetici tarafında ise her kalemin belgesini ekleyip arşivlemek,
denetim ve dönem sonu hesap vermeyi kolaylaştırır.
- Gider grupları: Personel, enerji, bakım-onarım, sigorta, güvenlik, temizlik, peyzaj, asansör, havuz/tesis işletmesi vb.
- Belge disiplini: Her ödeme kalemine fatura/fiş/sözleşme eklenmesi; “kim ekledi/ne zaman” kaydı tutulması.
- Şeffaf raporlama: Aylık ve yıl-to-date gelir-gider; borçlu listesi; tahsilat oranı; gecikme tazminatı dökümü.
- Takip: Gecikme süreci → ihtar → icra adımları için tarihçeli kayıt (notlar + ekler) oluşturma.
Toplantı, Gündem ve Karar Düzeni
Kat malikleri kurulunun toplantı zamanı/usulü ve karar alma düzeni uygulamada hayati. Dijitalleştirme ile tartışmalar azalır.
Olağan / Olağanüstü
Olağan toplantı, yönetim planında gösterilen zamanda; zaman belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayında yapılır.
Önemli bir sebep çıkarsa; yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir.
Çağrı, toplantı sebebi belirtilerek ve toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılmalı; ilk toplantıda yeter sayı olmazsa
ikinci toplantının yer/tarihi de çağrıda yazılmalıdır. İlk toplantı ile ikinci toplantı arası 7 günden az olamaz.
Siteye uyarlama: Yonetimportali’de “Toplantı Takvimi + Bildirim + Gündem” üçlüsü, çağrı usulünü standartlaştırır.
Karar Defteri Mantığı
Kararların izlenebilirliği; gündem maddesi, katılım listesi, oy dağılımı ve nihai karar metninin birlikte saklanmasıyla sağlanır.
Uyuşmazlıklarda en çok sorun “karar metni nerede, kim onayladı, hangi tarihte alındı?” noktalarında çıkar.
Bu yüzden dijital kayıt + PDF çıktısı (imza listesi eklenebilir) hem yönetim hem sakin tarafını korur.
Siteye uyarlama: Kararların her biri için “ekler” (teklif, sözleşme, fiyat araştırması, fotoğraf) yükleme alanı açmak,
sonradan yapılan itirazların çoğunu daha başlamadan bitirir.
Yonetimportali önerilen akış (Toplantı → Karar → Uygulama)
Kat malikleri kurulu toplantısı, sadece “konuşulan” değil; kararların yazılılaştığı, imzalandığı ve takip edildiği bir süreç olunca gerçekten değer üretir. Yonetimportali’de bu akışı dijitalleştirerek; çağrı, katılım, oylama, karar metni, PDF arşiv ve uygulama takibini tek zincirde tutarsın.
-
1) Gündem oluştur (standart şablon)
Her madde için: “Konu”, “gerekçe”, “önerilen karar metni”, “tahmini maliyet / kaynak”, “etkilenen blok/bağımsız bölüm” alanlarını ekle. Böylece toplantıdan önce herkes neyi oylayacağını net görür. -
2) Çağrı / Bildirim gönder (kanıtlı bildirim)
Toplantı tarihi–saati–yeri + gündem PDF’i + ikinci toplantı ihtimali notu ile duyur. Sistem çağrıyı kim gördü, kim görmedi bilgisini kayıt altına alır (sonradan “haberim yoktu” tartışmaları azalır). -
3) Katılım kaydı (hazirun + temsil)
Katılım listesi: malik / vekil / kiracı (bilgi amaçlı) ayrımıyla tutulur. Vekâlet varsa dosya eki yapılır. Toplantı bitince “hazirun” çıktısı alınabilecek formatta saklanır. -
4) Oylama (madde bazlı ve gerekçeli)
Her gündem maddesi için ayrı oylama kaydı oluştur: “Kabul / Red / Çekimser”. Karara karşı oy verenler için muhalefet şerhi alanı aç (neden karşı olduklarını yazıp imzalayabilsinler). -
5) Karar metni (defter mantığına uygun)
Her karar için sistem otomatik şablon üretir: “Kararın konusu”, “dayanak”, “oy sonucu”, “uygulama adımı”, “yetkili kişi/ekip”. Metin; sonradan karar defterine geçirilecek şekilde “tek parça ve net” olmalıdır. -
6) PDF / Arşiv (imza + ekler)
Toplantı tutanağı + karar listesi + hazirun + ek belgeler (teklifler, bakım sözleşmesi, proforma, keşif) tek paket halinde PDF’e dökülür. Her kayda “oluşturan kullanıcı” ve “zaman damgası” eklenir. -
7) Uygulama takibi (karar takip listesi)
Toplantının gerçek etkisi burada başlar: kararın “sorumlusu”, “hedef tarih”, “bütçe”, “durum” (Açık / Devam / Tamamlandı / İptal) alanlarıyla mini bir iş takibi yapılır. Tamamlanan kararlara “kanıt” (fotoğraf, fatura, servis formu) eklenir.
İyi pratik: “Karar Takip Kartı” standardı
Her karar için aşağıdaki alanları standartlaştırırsan; yönetim değişse bile sistem düzeni bozulmaz:
- Sorumlu: Yönetici / yönetim kurulu üyesi / teknik ekip / taşeron
- Hedef tarih: (örn. 15 gün) + gecikirse otomatik uyarı
- Etki alanı: blok / ortak alan / daire tipleri
- Bütçe: teklif(ler) + onaylanan tutar + ödeme planı
- Belge: teklif, sözleşme, fatura, servis formu, fotoğraf
- Şeffaflık notu: Sakin panelinde görünür/kapalı alan seçeneği
Toplu Yapılarda Yönetim (Blok / Temsilciler Kurulu)
Toplu yapılarda yönetim, tek bir apartman mantığından daha katmanlıdır: blok, parsel, ada ve “toplu yapı” düzeyinde ortak alanlar olabilir.
Kanuna göre; her blok, kendi sorunları ve yalnız o bloğa ait ortak yerlere ilişkin olarak blok kat malikleri kurulunca yönetilir.
Parselde blok niteliğinde olmayan yapılar varsa, o parsele ait ortak yerlere ilişkin yönetim “parsel kat malikleri kurulu” üzerinden yürür.
Bir adada birden fazla parsel varsa, parsellere ait ortak yerler “ada kat malikleri kurulu” tarafından yönetilir; yönetim planı bu yetkiyi
ada temsilciler kuruluna da verebilir.
Toplu yapı kapsamındaki ortak yapı/yer/tesisler ise toplu yapı kat malikleri kurulunca yönetilir; yönetim planı bu yetkiyi
toplu yapı temsilciler kuruluna devredebilir. Yönetim planında başka türlü düzenlenmemişse; temsilciler kurulu,
bloklarda seçilen blok yöneticileri ve blok niteliğinde olmayan yapılar için seçilen temsilcilerden oluşur.
Temsilciler kurulunda oy hakkı, temsil edilen/yönetilen bağımsız bölüm sayısına göre kullanılır.
Siteye uyarlama: Yonetimportali’de “Blok” → “Parsel/Ada” → “Site Geneli” şeklinde hiyerarşi kurup
her seviyeye ayrı rapor ve yetki tanımlarsan (RBAC), hem yönetim kolaylaşır hem de “benim bloğumun parası nereye gitti?”
gibi sorular net cevaplanır.
Temsil düzeni ve yönetim planı
Toplu yapılarda temsilciler kurulu ve blok yapılanması, yönetim planında öngörülen yöntemle şekillenir.
Yönetim planında aksi yoksa temsilciler kurulu; blok yöneticileri ve blok niteliğinde olmayan yapıların temsilcilerinden oluşabilir.
Bu yapı, “site üst yönetimi” gibi çalışır.
Siteye uyarlama: Yonetimportali’de “Blok” kavramı → “Blok Yöneticisi” rolü → “Site (Üst) Yönetim” rolü şeklinde RBAC (yetki) kurgusu.
- Blok raporu: Blok giderleri, blok tahakkuk/tahsilat, blok duyuruları, blok talepleri.
- Site geneli: Ortak tesis bütçesi, büyük bakım/yenileme kalemleri, toplu tedarik sözleşmeleri.
- Yetkilendirme: Blok yöneticisi yalnız bloğunu; üst yönetim site genelini; sakin yalnız kendi borç/ödemesini görür.
- Oylama: Temsilciler kurulunda oy hakkı “temsil edilen bağımsız bölüm sayısı” üzerinden kurgulanabilir.
Uyuşmazlıkları Azaltan Dijital Düzen
Kanun metnini koymak tek başına yetmez; doğru süreç tasarımı (kayıt, belge, şeffaf rapor) tartışmaları ciddi azaltır.
Belgelendirme
Tahakkuk, tahsilat, gider belgeleri, karar kayıtları ve duyurular tek yerde arşivlenmeli. Her kaydın “kim yaptı / ne zaman” bilgisi olmalı.
Denetim & rapor
Denetim raporları, dönemsel özetler, gelir-gider tabloları ve açık kalemler sakin panelinde okunabilir olmalı. “Sürpriz borç” algısı böyle kırılır.
KMK / Site Yönetimi — SSS
En sık çıkan soruları “yönetici” ve “sakin” bakış açısıyla sadeleştirdik. (Yönetim planı özel hükümler içerebilir.)